Van Zelst Automaten : koffie zonder gedoe

Machtigingen vereenvoudigen

“Wij hebben een uitgebreide klantenkring in Nederland die wij niet alleen van koffie en koffieautomaten voorzien, maar ook van schoonmaakmiddelen, frisdranken etcetera. Dat zijn in principe allemaal klanten die regelmatig bij ons afnemen. Veel van deze klanten gaven ons een papieren incassomachtiging, maar je kunt je voorstellen dat dat met ruim 5.000 actieve klanten nog best een gedoe was. Al die machtigingsformulieren moesten we verwerken en bewaren.

Dat proces wilden we graag vereenvoudigen. Niet alleen om onszelf veel tijd te besparen, maar ook om onze klanten wat meer gemak te kunnen bieden. Zodoende ben ik via Google op zoek gegaan naar een bedrijf dat ons kon helpen SEPA-machtigingen te vereenvoudigen. Dat bleek nog niet zo eenvoudig: het proces van machtigingen afgeven was toen nog best complex. Uiteindelijk ben ik bij PayIBAN terechtgekomen en heb contact opgenomen. Elio gaf toen een goed antwoord op mijn vragen en we besloten met PayIBAN in zee te gaan.”

Drempel weggenomen

Hij gaat verder: “Je ziet dat het afgeven van een incassomachtiging nu eenvoudiger gaat en dat klanten eerder geneigd zijn om het ook echt te doen. Eerst moesten er allerlei formulieren over en weer gestuurd worden, nu activeren ze de machtiging eenvoudig met een link in de eigen betaalomgeving van de bank. Dat gemak helpt onze klanten vaak wel over de drempel. Niet, dat iedere klant nu een incassomachtiging afgeeft, maar het percentage is wel behoorlijk toegenomen. Dat die drempel is weggenomen, levert ons een behoorlijke tijdswinst op. Want als de incassomachtiging eenmaal is afgegeven, staat het en hoeven wij geen handmatige handelingen meer uit te voeren. Onze medewerkers kunnen zich daardoor bezighouden met andere taken.”

Ook actief betalen makkelijker

“Toen de koppeling voor incassomachtigingen eenmaal stond, wilden we ook het proces voor klanten die actief betalen vereenvoudigen. Je moet weten dat we ook klanten hebben die zelf de controle willen hebben over wanneer ze ons betalen. Zij maken dus zelf het geld naar ons over. Daarvoor moesten ze voorheen alle gegevens handmatig overtypen en het kwam nog wel eens voor dat iemand het vergat. Dankzij PayIBAN zijn we nu in staat om bij iedere factuur een betaallink mee te sturen. Als onze klanten op die link klikken, worden zij doorgeleid naar de iDEAL-omgeving van hun eigen bank. Het grote voordeel daarvan is dat zij niet meer alles over hoeven te typen: het betalingskenmerk en de omschrijving worden via de betaallink automatisch ingeschreven. En natuurlijk kunnen er ook geen foutjes meer in het bankrekeningnummer sluipen. Het is allemaal geborgd.

We merken dat klanten die een factuur met betaallink ontvangen dit prettig vinden én dat zij sneller betalen. Het is zoveel makkelijker op deze manier. Dat merk je privé ook: als je eenvoudig via iDeal kunt betalen, doe je dat sneller dan wanneer je alles handmatig in moet vullen.”

Support en koppeling

“Wat ik ook erg prettig vind aan de samenwerking met PayIBAN is de support. Het bleek namelijk dat de koppeling tussen ons boekhoudsysteem en PayIBAN nog niet zo eenvoudig was. Daar moesten we nog best even voor met onze automatiseerder schakelen. Dat was ook de reden dat we besloten eerst de incassomachtigingen goed op te zetten en daarna de betaallink als een apart project op te zetten. Zeker voor die betaallink hebben we gebruik moeten maken van de support van PayIBAN. Elio kon ons echter goed helpen en het is ons, zonder al te grote moeilijkheden, gelukt de koppeling te maken.

De support van PayIBAN is overigens altijd goed. Als je een vraag hebt, geeft Elio altijd antwoord. Het is natuurlijk niet zo dat er een hele supportafdeling voor je klaar zit, maar Elio heeft verstand van zaken en geeft je altijd antwoord!”

Oplossingen

Van Zelst Automaten heeft gekozen om incassomachtigen en iDEAL in te zetten waarmee klanten volledig digitaal hun bestellingen kunnen doorgeven en achteraf te betalen.

Dit biedt zowel klanten als Van Zelst Automaten een aantal voordelen. Bestellingen worden versneld verwerkt omdat het afgeven van incassomachtiging met een paar klikken is geregeld. Iedere nabestelling kan eenvoudig online worden geregeld zonder af te rekenen.

Voor klanten betekent achteraf betalen een snellere levering van de bestelde producten. Voor Van Zelst Automaten betekent dit veel tijdwinst omdat alle handmatige administratieve werkzaamheden komen te vervallen.

Om te zorgen voor een eenvoudig en soepel proces is gekozen om incassomachtigen op te nemen in het bestelproces door gebruik te maken van de REST-API.