Transvision: incassomachtiging voor gespecialiseerd vervoer

Wat doet Transvision precies?

Marco begint zijn verhaal: “Transvision is een mobiliteitsregisseur. Dat betekent dat wij voor diverse opdrachtgevers in Nederland gespecialiseerd vervoer verzorgen. Daarbij kun je denken aan taxi-, wmo-, zakelijk- en ziekenvervoer, maar ook wat breder busvervoer. Daarbij ben ik vanuit mijn rol als Product Owner verantwoordelijk voor de digitale producten die wij onze klanten bieden.

Sinds 2014 verzorgen we bijvoorbeeld het Valysvervoer: gespecialiseerd vervoer voor veelal ouderen met een mobiliteitsbeperking die daardoor niet meer, of zeer beperkt, zelfstandig kunnen reizen. Dat is één van onze grootste opdrachten. De opdrachtgever, het ministerie van VWS, vertrouwt ons zo’n 125.000 actieve klanten en een paar duizend taxiritten per dag toe. Daarnaast behoren ook verschillende pechhulpdiensten, zoals ANWB, en NS tot onze vaste opdrachtgevers.”

Reiziger als klant

Door de jaren heen zijn we echter steeds meer gaan focussen op de reiziger als eindgebruiker. Eén van de uitdagingen waar we toen tegenaan liepen, was dat we graag een gedigitaliseerde betaaloptie aan klanten wilden aanbieden. We begonnen onze zoektocht naar een payment service provider en kwamen uiteindelijk terecht bij PayIBAN.

We hebben daarbij heus wel gekeken naar de wat bekendere providers, zoals Buckaroo en Mollie, maar zij boden heel veel functionaliteiten waar wij toen nog helemaal niet aan toe waren. Daarnaast zochten we een partij die wat persoonlijker en beter bereikbaar was bij vragen. En, waarbij we ook een stukje maatwerk konden krijgen als dat nodig bleek. En daarin leek PayIBAN helemaal perfect: functionaliteiten die helemaal op orde waren én een heel persoonlijke benadering. Dat hij met zijn prijs onder de ‘grote jongens’ zat, was mooi meegenomen, maar dat gaf voor ons niet de doorslag. We vonden het veel belangrijker om een vaste contactpersoon te hebben die ons helpt en advies geeft. Zodoende hebben we gekozen voor incassomachtigingen van PayIBAN”

Incassomachtiging voor NS Zonetaxi en Valys

Het eerste product waarbij we de digitale incassomachtiging in wilden zetten, was NS Zonetaxi. Daarvoor deden we namelijk niet alleen de uitvoer, maar waren we ook verantwoordelijk voor onder meer de administratie,” gaat Marco verder. “Daarbij hoorde dus ook de klant-aanname, klachtenafhandeling en de facturatie. Bij de NS Zonetaxi was direct betalen eigenlijk de norm, maar we wilden liever niet dat mensen in de taxi moesten betalen. Daarnaast moest de NS Zonetaxi ook zakelijk te gebruiken zijn, waarbij het bedrijf de automatische incasso voor de zakelijke rekening kon afgeven. Dat kon via iDIN en iDEAL bij PayIBAN.

Voor we dit proces digitaliseerden, moest de klant handmatig een papieren incassoformulier invullen en ondertekenen. Die formulieren moesten we dan handmatig verwerken in onze systemen en vervolgens in ons archief bewaren. Dat was niet alleen een tijdsintensief en foutgevoelig proces, het kostte ook veel archiefruimte. Dat proces verliep een stuk eenvoudiger nadat we de digitaliseringsslag hadden gemaakt: medewerkers hebben via een intern portal inzicht in de machtigingen en kunnen deze desgewenst ook aanpassen. Daardoor konden reizigers direct wanneer ze een reis wilden boeken met NS Zonetaxi een machtiging afgeven. Dat bood ook voor hen voordelen: ze konden makkelijker en eenvoudiger op rekening reizen met de NS Zonetaxi door via de website een machtiging af te geven. Het product NS Zonetaxi ondergaat op dit moment een facelift en een iets andere invulling, maar we hebben in de loop der jaren tienduizenden machtigingen via het platform mogen verwerken.

Nadat we goede ervaringen op hadden gedaan met incassomachtigingen via NS Zonetaxi, besloten we die dienstverlening in 2017 uit te breiden en aan te bieden aan onze (aspirant-)Valyspashouders. Inmiddels kunnen ook zij door in te loggen in hun eigen bankomgeving ons digitaal een machtiging geven om iedere maand automatisch te incasseren. Dat doen ze met een paar klikken, maar ze kunnen ook hun machtiging inzien en eventueel intrekken. Voor ons is het een prima beheersmethode: we kunnen op grote schaal SEPA-machtigingen verwerken en beheren.”

Naadloze integratie en persoonlijke aandacht

Wij hebben dus toegang tot een portaal waarin we alle machtigingen kunnen inzien en beheren. Dat portaal heeft nog een aantal andere functies dat we vaak gebruiken. Zo kunnen we bijvoorbeeld een uitdraai van alle machtigingen maken als de bank, Belastingdienst of de opdrachtgever daarom vraagt.

Klanten geven een machtiging af via de websites Valys.nl en Pasaanvraag.nl. Dat is voor klanten heel overzichtelijk. De integratie is naadloos. Net als de implementatie, trouwens. De app-documentatie van PayIBAN is heel uitgebreid, waardoor onze ontwikkelaars er zó mee aan de slag konden en Elio heeft alle configuratie aan PayIBAN-zijde voor zijn rekening genomen.

We hebben daardoor met elkaar overlegd over onze wensen en hoe we de inrichting van het systeem daar het beste op aan konden laten sluiten. We hebben immers verschillende opdrachtgevers en rekeningnummers die voor de diverse producten gebruikt moeten worden. Elio heeft met zijn persoonlijke aandacht echt gezorgd voor een drempelloze implementatie. Daarbij hebben we uiteindelijk overigens geen gebruik hoeven te maken van maatwerk: al onze wensen waren al aanwezig in het systeem!” besluit hij zijn verhaal.