Phoenix Opleidingen: groei en professionalisering

Groeistuipen van een opleidingsinstituut

“Phoenix Opleidingen is best een bijzonder opleidingsinstituut,” begint Marjorie te vertellen. “We bieden iedereen die verlangt naar duurzame groei en die zichzelf op persoonlijk of professioneel vlak wil ontwikkelen de mogelijkheid dat te doen. Met workshops en opleidingen gebaseerd op NLP (Neuro Linguïstisch Programmeren) helpen wij deelnemers te ontdekken hoe het leven hen heeft gevormd en hoe zij patronen, die ervoor zorgen dat zij nu vastlopen, kunnen doorbreken. Phoenix Opleidingen begon ooit als een kleinschalig opleidingsinstituut, maar is in de loop van de jaren flink gegroeid. Als gevolg daarvan moeten processen anders ingericht worden. Zodoende trok Phoenix Opleidingen mij vijf jaar geleden aan om onder andere een professionaliseringsslag op de financiële administratie te maken.

Het was tijd om stap voor stap op verschillende vlakken verandering aan te brengen: er werden regelmatig individuele afspraken met cursisten gemaakt over, bijvoorbeeld, betalen in termijnen. Maar als er rond de 2000 deelnemers aan trainingen per jaar zijn, is het onmogelijk al die afspraken te onthouden en naar behoren uit te voeren. Tijdens de periode van groei heeft Phoenix Opleidingen er alles aan gedaan om met de bestaande middelen alles draaiende te houden, maar op een gegeven moment moet je écht veranderen.”

Digitaliseren incassomachtigingen

Ze gaat door: “Ons huidige boekhoudsysteem is zwaar verouderd en rigide. Daardoor is het lastig om grote veranderingen door te voeren. Wat we wél konden doen, was het digitaliseren van incassomachtigingen. Het afgeven van een incassomachtiging ging bij ons namelijk nog op de ouderwetse manier: de deelnemer vulde een machtigingsformulier in en stuurde dat naar ons op. Dat formulier werd vervolgens, nog best wel hip, door ons ingescand en verwerkt. Je begrijpt, dat dat met grote aantallen incassomachtigingen nog een behoorlijke klus was en het ging ook wel eens mis. Dan raakten er formulieren kwijt en dat betekende niet alleen extra werk voor ons, maar ook frustratie voor de cursist.

Om dat proces te moderniseren zocht ik in 2021 een leverancier die digitale SEPA-machtigingen via een webpagina aan kon bieden. Ik vond een aantal partijen en besloot hen allemaal te contacteren. Wie mij vervolgens het snelst en duidelijkst antwoord op mijn vragen kon geven, zou het worden.”

Fijne communicatie

Dat bleek PayIBAN te zijn. Elio reageerde heel snel en wat belangrijker was: hij was heel transparant. Dat was wat me vooral aansprak: de manier waarop PayIBAN communiceerde. Snel en eerlijk. Zo wist ik al heel snel wat er wel en niet mogelijk was in combinatie met ons boekhoudpakket en welk prijskaartje daarbij hoorde. Cursisten uit het buitenland, bijvoorbeeld, kunnen geen digitale incassomachtiging afgeven. Dat is voor ons acceptabel, want we hebben niet heel vaak buitenlandse deelnemers.

Ook tijdens de implementatie was PayIBAN goed bereikbaar. Het gaf mij een heel prettig gevoel dat ik met al mijn vragen bij Elio terecht kon. We hadden natuurlijk zo onze eigen ideeën over hoe het er uiteindelijk uit moest zien en Elio was prima in staat die te vertalen naar een goed werkend proces.

Inmiddels maken we al meer dan een jaar gebruik van Incassomachtigen van PayIBAN. In die tijd hebben we onze processen behoorlijk vereenvoudigd, maar ik zie ook nog wel ruimte voor verbetering in de toekomst.”

Verder optimaliseren

Ons proces is nog niet optimaal,” vervolgt Marjorie, “maar we nemen nu niet de tijd om het verder te finetunen. We hebben onze handen op dit moment vol met de migratie naar ExactOnline. Die hopen we met de start van ons nieuwe boekjaar, in augustus, succesvol afgerond te hebben. Dan kunnen we niet alleen het proces waarmee cursisten een SEPA-machtiging af kunnen geven verder stroomlijnen, maar ook gebruik maken van andere features die PayIBAN ons kan bieden. Dan wil ik namelijk onze cursisten ook een factuur met betaallink kunnen sturen. Via ons huidige boekhoudpakket kunnen cursisten wel al via iDEAL betalen, maar dat heeft nog zo zijn beperkingen. En aangezien ik vrees dat aanpassingen daarin tot problemen leiden, laat ik het voor nu liever zo. Maar als we straks boekhouden met ExactOnline gaan we zeker meer diensten van PayIBAN afnemen. Facturen met betaallinks en de koppeling met ExactOnline staan dan hoog op ons verlanglijstje. Ik kan niet wachten om die uit te breiden en verder te professionaliseren!”