Biblionet Groningen: lenen met een automatische incasso

Fouten verminderen

“Biblionet heeft in opdracht van de Provincie Groningen en negen Groningse gemeenten een groot aantal leners onder zich. Alleen de bibliotheken in de gemeente Groningen vallen onder Forum, een andere organisatie,” steekt Dennis van wal. “Voor Forum innen wij echter wel de contributie en storten deze vervolgens op hun rekeningnummer. Onze eigen leners konden wij een aantal betaalopties bieden: zij konden ons betalen via een overboeking, een acceptgiro, of via een automatische incasso. Vooral dat laatste ging bij ons nog op de ouderwetse manier: leden vulden in de bibliotheek een papieren formulier in om een machtiging af te geven. Die verwerkten wij vervolgens handmatig in ons systeem en vervolgens konden wij incasseren. Helaas slopen er tijdens de handmatige verwerking af en toe fouten in, of formulieren raakten zoek, waardoor dit proces allesbehalve feilloos verliep. Wanneer een lid zélf de incassomachtiging afgeeft via de eigen bankomgeving bestaat die kans op fouten niet. Zodoende besloten wij in 2019 dit proces te optimaliseren en gingen op zoek naar een partij die ons daarin kon ondersteunen.”

Koppeling met Infor

“Nu hadden we wel een aantal eisen aan de oplossing die wij zochten. Zo moest het systeem dat wij zochten, bijvoorbeeld, kunnen koppelen met V-smart van Axiell, dat toentertijd nog Infor heette. Aangezien wij zo veel mogelijk handmatige acties wilden vermijden, was dit voor ons echt een need to have,” vervolgt Dennis. “Veel leveranciers die wij spraken, gaven aan dat zij wel een koppeling voor ons konden maken, maar dat wij zelf samen met Infor moesten zorgen dat deze naar behoren werkte. Elio van PayIBAN was de enige die direct al aangaf zélf met Infor om tafel te gaan om de koppeling te maken. Daarmee bood hij niet alleen een goede oplossing voor ons vraagstuk, tegen een heel redelijk tarief, maar ontzorgde hij onze IT-afdeling ook. Het maken van een dergelijke koppeling vraagt namelijk om specifieke kennis die wij niet in huis hebben. Dat gaf voor ons de doorslag in de keuze voor PayIBAN.

Het maken van de koppeling heeft wel wat tijd gekost: we wilden het graag in één keer goed hebben. Ook daarin nam PayIBAN het voortouw door ondersteuning te bieden bij het inrichten van de workflow aan de achterzijde.

Elio zette daarnaast een testomgeving voor ons op. Daar konden we naar hartelust dingen uitproberen, onze workflows optimaliseren en de kinderziektes er vast uit halen voor we live gingen.”

Sneller een machtiging

“Dankzij Incassomachtigen van PayIBAN kunnen we nu in het systeem eenvoudig zien wie een incassomachtiging heeft afgegeven én wanneer. Doordat leners nu met hun eigen bankgegevens moeten inloggen om de SEPA-machtiging af te geven is het systeem ook absoluut fraude-ongevoelig. Daarnaast merken we ook dat mensen nu sneller geneigd zijn om een incassomachtiging af te geven. Dat was ook één van onze doelstellingen: we wilden meer controle en minder afhankelijk zijn van wanneer een lener de contributie overmaakt. Nu draaien we maandelijks een overzicht van de incasso’s van die maand, sturen dat door naar de bank en vervolgens wordt alles verwerkt. Op deze manier werkt het veel soepeler. Het geeft ons controle en bespaart tegelijkertijd veel tijd.”

PayIBAN denkt mee

“Inmiddels is de samenwerking met PayIBAN verder uitgebreid. We boden als betaalmethode namelijk tevens een factuur met acceptgiro aan. Vooral onze oudere leners maakten hier veelvuldig gebruik van. We wilden dit proces ook graag digitaliseren en inmiddels is dit project bijna afgerond: onze leners die voorheen gebruik maakten van een acceptgiro krijgen binnenkort een digitale factuur met een betaallink. Dan kunnen zij via iDEAL betalen.

PayIBAN is altijd proactief en probeert met ons mee te denken. De vraag ‘hoe kunnen we je ondersteunen met onze oplossingen?’ staat daarbij centraal. Daarbij zie je echt een stuk betrokkenheid vanuit PayIBAN. Natuurlijk is het gewoon een commercieel bedrijf, dat zijn producten op zoveel mogelijk plaatsen wil inzetten, maar de suggesties die Elio doet zijn altijd goed doordacht en nooit opdringerig. Dat vind ik echt een groot pluspunt,” sluit Dennis af.

Biblionet Groningen heeft gekozen om incassomachtigen in te zetten waarmee klanten volledig digitaal hun lidmaatschap(pen) regelen en beheren via een verregaande integratie met het Library & Information Solutions van Infor.

Dit biedt zowel nieuwe en bestaande leden als Biblionet Groningen een aantal voordelen. Lid worden kan met een paar klikken worden geregeld en de integratie zorgt voor een naadloze verwerking van incassomachtigingen in de end-to-end automatisering oplossing van Infor.

Voor leden als Biblionet Groningen levert deze volledig digitale oplossing een snellere verwerking, gemak en tijdwinst op. Voor Biblionet Groningen betekent dit tijdwinst omdat veel handmatige verwerking van papieren machtigingen via de website als in de achterliggende administratie komen te vervallen.

Om te zorgen voor een eenvoudige en naadloze integratie is gekozen om incassomachtigen op te nemen in het Library & Information Solutions oplossing door gebruik te maken van de REST-API.